ÖkoEvent: die nachhaltige Veranstaltung
Mit einer guten Planung lassen sich Events auch besonders umweltfreundlich ausrichten. In Wien bekommen Sie dazu Unterstützung im Rahmen von „ÖkoEvent“. Auch in anderen Bundesländern gibt es dazu Unterstützung, informieren Sie sich auf www.greenevents.at und nutzen Sie die „Infothek Green Events“.
Versuchen Sie, die Veranstaltung von vornherein so zu organisieren, dass möglichst wenig Abfall anfällt, zum Beispiel durch den Verzicht auf Einwegprodukte und durch eine gute Planung beim Buffet. Beachten Sie, dass in Wien bei größeren Veranstaltungen und bei Veranstaltungen auf Liegenschaften der Stadt Wien die Verwendung von Mehrweg-Systemen für Speisen und Getränke verpflichtend ist. Für Veranstaltungen, an denen mehr als 2.000 Personen teilnehmen können, ist die Erstellung eines Abfallkonzepts verpflichtend. Bei allen Veranstaltungen müssen Möglichkeiten zur getrennten Abfallsammlung bereitgestellt werden: Informationen zu Mehrweggebot und Abfallkonzept
Es macht Sinn, sich Infrastruktur für Veranstaltungen auszuleihen statt zu kaufen, wenn man diese nicht allzu oft braucht. Oft kann man Möbel, Geschirr, Pflanzen, Beleuchtung, Bühnenequipment, Zelte etc. von Partnerorganisationen ausleihen, außerdem gibt es Angebote von Verleihanbieter*innen. Eine Übersicht finden Sie in der „Bezugsquellenliste für Geschirr, Spülmaschinenverleih und Veranstaltungsequipment im Raum Wien“ von DIE UMWELTBERATUNG.
Genehmigungen in Wien
Eine gute Nachricht vorab: Für die meisten, in kleinem Rahmen stattfindenden, Repair & DIY – Veranstaltungen sind keine besonderen Anmeldungen oder Genehmigungen erforderlich, sofern die Veranstaltungen nicht auf öffentlichen Flächen stattfinden.
Manche öffentlichen Veranstaltungen sind nach dem Wiener Veranstaltungsgesetz anmeldepflichtig oder auch genehmigungspflichtig. "Öffentlich" im Sinne des Wiener Veranstaltungsgesetzes bedeutet, dass die Veranstaltung entweder allgemein zugänglich ist oder daran mehr als 20 Personen teilnehmen können. Abhängig von Art und Größe der Veranstaltung kann eine Anmeldung bei der MA 36 erforderlich sein, sowie das Einholen mehrerer Bewilligungen. Die erste Anlaufstelle dafür ist das Eventcenter der MA 36. Dort kann man sich auch informieren, wenn man nicht sicher ist, ob die geplante Veranstaltung anmeldungs- oder genehmigungspflichtig ist:
Eventcenter
Beratungsstelle für Veranstalterinnen und Veranstalter
Öffnungszeiten: Montag bis Mittwoch, Freitag von 8 bis 12 Uhr, Donnerstag von 8 bis 17 Uhr
Ort: 20., Dresdner Straße 73-75, 4. Stock, Zimmer 420
Telefon: +43 1 4000-36336
E-Mail: event@ma36.wien.gv.at
Weitere Infos: öffentliche Veranstaltung in Wien planen
Jedenfalls genehmigungspflichtig sind alle Veranstaltungen auf öffentlichem Grund (z.B. im Straßenraum, auf öffentlichen Plätzen oder öffentlichen Grünflächen)! Einen guten Überblick über die erforderlichen Genehmigungen und die dafür zuständigen Anlaufstellen bietet der Leitfaden der Stadt Wien für Aktionen im Straßenraum – Kapitel „Überblick über den Verfahrensablauf“, Kontakte im Kapitel „Ihre Ansprechstellen“.
Einige Veranstaltungen fallen nicht unter das Wiener Veranstaltungsgesetz und müssen daher auch nicht bei der MA 36 angemeldet werden (Details siehe Wr. Veranstaltungsgesetz §1). Dazu zählen unter anderem „Vorträge, Kurse, Vorlesungen, Diskussionen und Ausstellungen, die ausschließlich wissenschaftlichen, Unterrichts-, Erziehungs-, Schulungs- und Bildungszwecken dienen“. Veranstaltungen wie Reparaturkurse, Repaircafés, Upcycling-Workshops etc., die ausschließlich Bildungszwecken dienen, fallen daher beispielsweise nicht unter das Veranstaltungsgesetz.
Manche Veranstaltungen fallen zwar unter das Wiener Veranstaltungsgesetz, sind jedoch weder anmelde- noch genehmigungspflichtig. Dazu zählen z.B. Feste, bei denen nicht mehr als 200 Besucher*innen teilnehmen, sofern diese nicht im Freien stattfinden. Weitere nicht anmelde- oder genehmigungspflichtige Veranstaltungsarten sind in §5 des Wiener Veranstaltungsgesetzes aufgelistet.
Sollte eine Veranstaltung anmeldepflichtig bzw. genehmigungspflichtig sein, so sind je nach Veranstaltung mehrere Stellen einzubinden: Verfahrensführende Stelle ist die MA 36 (Technische Gewerbeangelegenheiten), sowie bei Aktionen im Straßenraum die MA 46 (Verkehrsorganisation und technische Verkehrsangelegenheiten. Zusätzlich sind je nach Veranstaltungen weitere Stellen einzubinden bzw. zum Teil Genehmigungen von diesen einzuholen, wie z.B. die MA 48 (Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Fuhrpark), MA 28 (Straßenverwaltung und Straßenbau), bei Veranstaltungen auf öffentlichen Grünflächen die MA 42 (Wiener Stadtgärten), die Polizei, die Bezirksvorstehung, Wirtschaftskammer Wien, Wiener Linien. Darüber, welche Stellen für eine konkrete Veranstaltung einzubinden sind, informiert das Eventcenter der MA 36.
Rechtzeitig Antrag stellen
Bei den Antragsstellungen für anmelde- bzw. genehmigungspflichtige Veranstaltungen ist mit Bearbeitungszeiten von mindestens vier Wochen zu rechnen, eine rechtzeitige Planung und Einreichung ist daher unbedingt notwendig!
Eine gute Übersicht zu den notwendigen Genehmigungen und Verfahrensabläufen bei Veranstaltungen im Straßenraum oder in Parks finden Sie im Leitfaden für Aktionen im Straßenraum der Stadt Wien.
Informationen zu allgemeinen Vorschriften für Veranstaltungen in Wien finden Sie in einem Informationsblatt der MA 36: „Eventmanager – Allgemeine Vorschriften für Veranstaltungen“.
Hinweise zu zusätzlichen Vorgaben und Rechtsmaterien, die für Veranstaltungen relevant sind in einem weiteren Informationsblatt der MA 36 aufgelistet.
Fördermöglichkeiten
Je nach Art und Zielsetzung der Repair- & DIY-Veranstaltung können unterschiedliche Fördermöglichkeiten genutzt werden:
Versicherungen / Haftung
Veranstalter*innen haften für alle Schäden, die durch Vorsatz oder Fahrlässigkeit bei der Veranstaltung entstehen. Einzelne Haftungen können auch von den Betreiber*innen der Veranstaltungsstätte übernommen werden. Alle Haftungsfragen sind im Vertrag zwischen Veranstalter*in und Veranstaltungsstättenbetreiber*in eindeutig zu klären. Mit Versicherungen lassen sich die Risiken der Haftung reduzieren. Genauere Informationen zu den verschiedenen Versicherungsvarianten bietet die Broschüre „Kultur veranstalten in Wien“ der IG Kultur im Kapitel „Haftung und Versicherung“.
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Bewerbung, Evaluierung & Darstellung der Erfolge
Bewerbung
Die Bewerbung der Veranstaltung sollte immer danach ausgerichtet sein, welche Zielgruppen man vor allem erreichen will. Das ist sowohl bei der Gestaltung der Bewerbung als auch bei der Wahl der Werbemittel/Werbekanäle zu beachten. Klassische Möglichkeiten zur Bewerbung sind z.B. Plakate, Flyer, Presseaussendungen, Kooperationen mit regionalen Print- und Onlinemedien, Social-Media-Kanäle, Websites, Newsletter, Mundpropaganda, Bewerbung in den Räumlichkeiten der eigenen Organisation, etc.. Bitten Sie auch Ihre Partnerorganisationen, die Veranstaltung über ihre Kanäle mitzubewerben. Machen Sie ihnen das möglichst leicht durch vorbereitete Textvorschläge, Bildmaterial, Sujets, Drucksorten etc.
Achten Sie darauf, dass bei den Ankündigungen immer die Veranstalter*innen genannt werden und die Drucksorten mit entsprechendem Impressum versehen sind.
Evaluierung & Darstellung der Erfolge
Dokumentieren Sie die Veranstaltung mit Fotos (Achtung, Vorgaben zu Datenschutz und Fotorechten beachten!), Überlegen Sie sich, wie Sie die Anzahl der Besucher*innen feststellen können (Schätzung, Zählung am Eingang, Anmeldelisten).
Holen Sie Feedback von den Veranstaltungsteilnehmer*innen ein, z.B. mit Fragebögen (objektiveres Feedback möglich) oder auch einfach im persönlichen Gespräch. Fragen Sie auch alle an der Veranstaltung beteiligten Organisationen und Mitarbeiter*innen, was besonders gut gelaufen ist und was man noch verbessern könnte.
Lässt sich die Menge an Material feststellen, die im Rahmen ihrer Repair & DIY-Veranstaltung repariert / getauscht / upgecycelt wurde? Können Sie daraus Umweltauswirkungen abschätzen? Wie viele Neugegenstände wurden ersetzt? Wie viele Ressourcen wurden dadurch geschont? Wie viel CO2-Ausstoß durch Neuproduktionen wurde vermieden? etc. Zur Abschätzung von Umwelteffekten können auch Online-Tools von Reparaturinitiativen hilfreich sein, z.B. das „Fixometer“ des Restart Projects.
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